Segreguj wszystko od samego początku
Niezależnie od tego, czy jest to pierwsza umowa czy pierwsza faktura, każda z nich powinna znaleźć swoje miejsce. I niech nie będzie to blat Twojego biura, bo tam – szybko się zgubią lub posłużą za brudnopis. Od razu zakup segregatory lub teczki aktowe, które dokładnie opisz. Pomyśl o tym, czy chcesz segregować swoje dokumenty alfabetycznie czy może rocznikami i zadbaj o odpowiednie oznaczenia. Nie przejmuj się tym, że na początku będą niemal puste. Gwarantujemy – nie będą one wyłącznie zabierać przestrzeni. Szybko sobie podziękujesz za to, że zadbałeś o to rozwiązanie już na początku swojej biznesowej kariery.
Zadbaj o miejsce, w którym będziesz przechowywać dokumenty
Przechowywanie wszelkiego rodzaju akt nie powinno odbywać się w tradycyjnych meblach. Nie służą do tego ani regały, ani witryny. Dlaczego? W dokumentach znajdują się nie tylko tajemnice Twojej firmy, ale także dane wrażliwe pracowników, partnerów biznesowych albo klientów. Nikt nie chciałby, aby przez takie niedopatrzenie wpadły w niepowołane ręce.
Pamiętaj więc, ze szafka na dokumenty powinna być zamykana na klucz. Zrezygnuj jednak z zabezpieczanej w ten sposób witryny. Szybę łatwo stłuc i dobrać się do zawartości półek. Drewniane regały oraz szafy również odpadają, ponieważ tego typu drzwi łatwo jest wyłamać, nawet jeśli są zamykane na klucz. Świetnym rozwiązaniem za to będzie szafka metalowa na dokumenty. Wykonana z wysokiej jakości blachy, zamykana na klucz lub kłódkę będzie dobrze chronić swoją zawartość. Poukładaj w niej swoje dokumenty, uwzględniając metodę segregacji, a te niezbędne, w razie potrzeby odnajdziesz w ułamku sekundy.
Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja
Gdy Twoja firma wciąż jest jeszcze niewielka, szafka metalowa na dokumenty może stanąć w Twoim biurze. Bardzo ważne jest to, aby nie miały do niego dostępu osoby trzecie, niezwiązane z przedsiębiorstwem. Jeśli jednak Twój biznes się rozrósł, a dokumentów wciąż przybywa, rozważ wyodrębnienie specjalnego pomieszczenia na archiwum. Dobrze, gdyby było ono zamykane na klucz, a do tego pozbawione okien – takie miejsce sprawdzi się tu idealnie!
Sam fakt, że meble wykonane są z metalu i zamykane, już chroni zawartość przed światłem, które z czasem działa destrukcyjnie na dokumenty sprawiając, że papier żółknie, a tusz blednie. Dodatkowym atutem jest ciemne pomieszczenie, które pozbawione jest okien, dzięki czemu nie wpadają do wewnątrz promienie słoneczne i łatwo jest je zabezpieczyć przez osobami z zewnątrz.
