Kąt komunikacji: historia sukcesu oparta na danych z anonimizacją.
Dla kogo: właściciele JDG i mikrospółki rozważające zmiany.
Cel: pokazać realny przebieg transformacji, wskaźniki i decyzje, które przełożyły się na niższe ryzyko i stabilny przepływ gotówki.
Punkt wyjścia: profil działalności, bolączki, cele
Bohaterem case study jest firma usługowa działająca w modelu B2B w obszarze usług specjalistycznych, będziemy mówić między innymi o Fundacji PsychoPomoc: Psycholog online, Psychoterapeuta Online, Terapeuta Uzależnień Online, jak również o firmach lokalnych jak psycholog działający lokalnie w Warszawie: Psycholog Warszawa, Psychoterapeuta Warszawa, Terapeuta uzależnień Warszawa oraz firmie, również z zakresu zdrowia psychicznego, działającej w miejszym mieście jak psycholog w Iławie: Psycholog Iława, Psychoterapeuta Iława, Terapeuta uzależnień Iława. Skala przychodu 1,2–1,6 mln rocznie, marża brutto 48–52 procent, 85 procent sprzedaży do 12 stałych klientów, reszta z projektów ad hoc. Działalność była prowadzona jako JDG. Główne bolączki: pełna odpowiedzialność majątkiem prywatnym właściciela, sezonowość przychodów i duże wahania zaliczek podatkowych, brak rozdzielenia finansów domowych i firmowych, długie terminy płatności u kluczowych klientów, rozrachunki prowadzone w arkuszach i mało przewidywalny cashflow. Cele projektu: ograniczenie ryzyka osobistego poprzez tarczę majątkową spółki z o.o., uporządkowanie przepływów gotówki, skrócenie DSO, standaryzacja fakturowania i windykacji miękkiej, przejście na raportowanie zarządcze i wprowadzenie buforów podatkowych. Dodatkowy cel strategiczny: przygotowanie spółki do pozyskania finansowania na rozwój zespołu i produktów.
Przebieg projektu: decyzje, harmonogram, niespodzianki
Decyzje architektoniczne. Wybrano spółkę z o.o. zamiast pozostania na JDG. Zdecydowano o rozdzieleniu strumieni przychodów: prace konsultingowe wysokiego ryzyka w spółce, drobne zlecenia niskiego ryzyka stopniowo wygaszane w JDG do czasu pełnej migracji. Ustalono politykę wynagrodzeń zarządu i dywidend: stała skromna podstawa plus kwartalny przegląd wypłat, aby nie drenować cashflow. Prawa do materiałów i IP ulokowano w spółce z licencją na wykorzystanie w projektach. Harmonogram 12 tygodni. Tydzień 1–2: audyt finansowo-podatkowy i analiza ryzyka, projekt planu kont i polityki rachunkowości. Tydzień 3–4: rejestracja spółki, otwarcie rachunku, wdrożenie narzędzi do fakturowania i e-obiegu dokumentów. Tydzień 5–6: przeniesienie kontraktów, aneksy do umów, komunikacja do klientów o zmianie danych i numeracji. Tydzień 7–8: wdrożenie dashboardu cashflow, prognoz 13-tygodniowych i polityki kredytu kupieckiego. Tydzień 9–10: porządkowanie rozrachunków, salda otwarcia, split payment, biała lista, schemat windykacji miękkiej. Tydzień 11–12: zamknięcie JDG na bieżąco, plan podatkowy i bufor na zaliczki, pierwsze raporty zarządcze. Niespodzianki i jak je rozwiązaliśmy. Nieaktualne dane kontrahentów wpłynęły na opóźnienia przelewów w pierwszym miesiącu. Rozwiązanie: jednorazowa weryfikacja bazy i wprowadzenie weryfikacji NIP i rachunków przy dodawaniu kontrahenta. Długi termin płatności w dwóch kluczowych kontraktach powodował spiętrzenia. Rozwiązanie: rabat za przedpłatę 2 procent lub 15-dniowy termin w zamian za stały harmonogram prac. Jednorazowy pik podatkowy przy zamknięciu JDG. Rozwiązanie: przesunięcie części zleceń i kosztów w zgodzie z przepisami oraz utworzenie dedykowanego subkonta podatkowego. Zaskakująco wysoki udział kosztów miękkich bez umów ramowych. Rozwiązanie: standaryzacja zleceń i umów z podwykonawcami oraz limity akceptacyjne.
Wyniki po 6 i 12 miesiącach: wskaźniki operacyjne i finansowe
Po 6 miesiącach. DSO spadło z 56 do 31 dni. 72 procent przychodów opłacanych w terminie, wcześniej 49 procent. DPO ustalone na 21 dni, wcześniej 14, co poprawiło synchronizację wpływów i wypływów. Cash conversion cycle skrócony z 42 do 10 dni. Odchylenia cashflow w prognozie 13-tygodniowej zmniejszone z 26 do 8 procent. Bufor podatkowy i ZUS na osobnym koncie osiągnął poziom 1,4 miesiąca kosztów stałych. Odsetki i kary podatkowe spadły do zera. Udział transakcji ze split payment wzrósł do 95 procent, co poprawiło bezpieczeństwo VAT. Koszty finansowe związane z opóźnieniami w płatnościach klientów spadły o 63 procent. Po 12 miesiącach. Stabilizacja przychodów do 1,65 mln przy podobnej marży brutto. Rezerwa gotówkowa na poziomie 2,1 miesiąca kosztów stałych. DSO utrzymane w widełkach 28–32 dni, DPO 21–24 dni w zależności od sezonowości. Odchylenia budżetu do 5 procent miesiąc do miesiąca dzięki raportowaniu projektowemu. 100 procent nowych umów z klauzulą o terminach płatności i odsetkach ustawowych, 86 procent kontraktów z harmonogramami zaliczek. Współczynnik przeterminowań powyżej 30 dni spadł z 18 do 4 procent. Czas zamknięcia miesiąca skrócony z 9 do 3 dni roboczych. Bez incydentów w kontrolach i audytach.
Co zrobilibyśmy inaczej – uczciwe wnioski
Za późno wystartowaliśmy z polityką kredytu kupieckiego wobec stałych klientów. W praktyce należało zacząć negocjacje 4–6 tygodni przed formalną zmianą danych na fakturach, aby uniknąć przeciągania aneksów. Zbyt ambitny zakres automatyzacji w pierwszym kwartale. Najlepiej wdrażać automatyczne dopasowanie płatności i reguły rozliczeń etapami, zaczynając od największych kontrahentów i kont bankowych. Niedoszacowaliśmy czasu na porządkowanie umów z podwykonawcami. Warto było od razu przygotować umowę ramową i cennik bazowy, aby skrócić negocjacje i zredukować liczbę wariantów. Zabrakło nam wcześniej przygotowanych szablonów komunikacji do klientów i dostawców. Po fakcie oceniliśmy, że gotowe e-maile i FAQ o zmianach fakturowych skróciłyby czas adaptacji o tydzień.
Jak wygląda współpraca ze ZnanaKsięgowa.pl na co dzień
Model obsługi. Jeden zespół przypisany do klienta: opiekun księgowy, doradca podatkowy i specjalista ds. wdrożeń. Kanały kontaktu panel, e-mail i telefon z SLA dla odpowiedzi oraz cykliczne statusy. E-obieg dokumentów i KSeF readiness. Dokumenty kosztowe trafiają do skrzynki i są kategoryzowane tagami projektowymi. W razie wątpliwości zespół od razu prosi o opis merytoryczny, co skraca spory przy zamknięciu miesiąca. Dashboard i prognozy. Co tydzień krótkie podsumowanie: wpływy, zobowiązania, saldo i alerty. Raz w miesiącu raport łączony z prognozą 13 czasookresów i tabelą rozbieżności względem poprzedniej prognozy. Procedury i zgodność. ZnanaKsięgowa.pl dostarczyła politykę rachunkowości, schemat obiegu dokumentów, klucze alokacji kosztów, politykę rozrachunków i windykacji miękkiej, zasady split payment i białej listy. Doradztwo na zakrętach. Przy większych decyzjach, jak struktura wypłat do właścicieli czy inwestycje sprzętowe, zespół przygotowuje warianty i wpływ na efektywną stopę obciążeń.
Podsumowanie korzyści
Tarcza majątkowa spółki obniżyła ryzyko osobiste właściciela, a standardy płatności i rozrachunków ustabilizowały przepływy. Rozdzielenie wynagrodzeń i dystrybucji zysków pozwoliło unikać gwałtownych skoków zapotrzebowania na gotówkę. Raportowanie projektowe, weryfikacja kontrahentów, split payment i praca na białej liście ograniczyły ryzyko podatkowe i operacyjne. W praktyce przełożyło się to na krótszy cykl konwersji gotówki, niższe koszty finansowe i większą przewidywalność. Największym akceleratorem okazała się praca procesowa i narzędzia wdrożone przez ZnanaKsięgowa.pl, a nie sam fakt zmiany formy prawnej. To połączenie dało wymierny efekt w 3–6 miesięcy i utrzymało stabilność w kolejnych kwartałach.
Checklista dla decydujących się na zmianę
Zmapuj kontrakty i ich ryzyka, zidentyfikuj, co przenosisz do spółki i kiedy. Opracuj politykę wynagrodzeń zarządu i zasad dystrybucji zysku. Przygotuj umowy ramowe i aneksy przed rejestracją spółki. Wdrażaj e-obieg dokumentów i plan kont z analityką projektową od pierwszego dnia. Zaplanuj komunikację do klientów i dostawców, w tym zmiany numeracji i terminów. Zbuduj bufor podatkowy i gotówkowy, aby przejść okres przejściowy bez stresu. Ustal harmonogram i wskaźniki, które co tydzień będziesz śledzić. Wspieraj się biurem rachunkowym, które rozumie zarówno JDG, jak i spółki z o.o. oraz potrafi prowadzić cashflow, nie tylko księgę.
Jeśli chcesz przejść podobną ścieżkę, zacznij od krótkiego audytu przepływów i rozrachunków, a dopiero później wybierz formę prawną. Zmiana na spółkę z o.o. to narzędzie, które działa najlepiej wtedy, gdy stoi za nim projekt finansowy i operacyjny. Dzięki temu Twoja firma może stać się bezpieczniejsza, bardziej przewidywalna i gotowa na rozwój bez niespodzianek. Biuro Rachunkowe ZnanaKsięgowa.pl : Biuro Rachunkowe Iława, Księgowa Iława – zapraszamy na bezpłatne konsultacje księgowe, oferujemy wsparcie, edukacje jak również profesjonalną współpracę biznesową w zakresie księgowości, optymalizacji podatkowej, konsultacji oraz księgowości, która może odmienić Twój sposób rozumienia biznesu.
