Harmonogram czasu pracy - czym jest?
Harmonogram czasu pracy odzwierciedla w jakich godzinach, dniach i tygodniach pracownik wykonywać będzie zaplanowane przez pracodawcę zajęcia. Grafik, czy plan pracy (jak harmonogram pracy jest potocznie nazywany) można sporządzić na papierze lub elektronicznie. Plan pracy może obejmować okres krótszy niż okres rozliczeniowy. Praca musi być jednak zaplanowana na co najmniej 1 miesiąc, a sam plan należy przechowywać do 3 lat. To podstawowy dokument, który trzeba okazać podczas kontroli prawidłowości czasu pracy przez Państwową Inspekcję Pracy. Do tego też czasu pracownik może upomnieć się o wynagrodzenie za nadgodziny, których liczbę ustala się właśnie w oparciu o taki grafik.
Warto podkreślić, że harmonogram czasu pracy jest z góry skazany na pewnego rodzaju elastyczność. Pracodawca nie jest np. w stanie przewidzieć wszelkiego rodzaju absencji pracownika. Nie przewidzi zwolnień lekarskich, urlopów na żądanie, czy tych wziętych, by zaopiekować się dzieckiem. Od początku pracy warto więc nastawić się na to, że praca ta jest w pewnym sensie projektem otwartym. Zadaniem wymagającym zmian i uaktualnień. Niemniej, zasady, według których tworzy się harmonogram, nie podlegają już takim zmianom.
Harmonogram czasu pracy - kto musi tworzyć, a kto nie?
Istnieje kilka przypadków, w których pracodawca jest zwolniony z obowiązku tworzenia harmonogramu czasu pracy. Dzieje się tak w wypadku, kiedy czas pracy osoby zatrudnionej jest jasno określony poprzez umowę o pracę, obwieszczenie lub wynika z prawa pracy. Także wówczas, gdy osoba zatrudniona rozliczana jest z wykonanych zadań, a nie poświęconych na ich wykonanie godzin. Zwolnienie pracodawcy z rozpisania grafiku pracy może nastąpić także na wniosek pracownika, kiedy ten wnosi wniosek o stosowanie wobec niego ruchomego czasu pracy. Jak widać, nie są to więc przypadki niespotykane na rynku pracy, a raczej coraz częstsze. Dokładniejszy opis przedstawionych tu krótko wyjątków znajduje się w art. 129 kodeksu pracy.
Harmonogram czasu pracy - podstawy tworzenia
Normy tworzenia harmonogramu czasu pracy wyznacza kodeks pracy. By stworzyć harmonogram pracodawca musi posiadać dwie podstawowe informacje.
1. Określenie wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w danym okresie rozliczeniowym
To, jak obliczyć wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym określa art.130 kodeksu pracy. Nie trzeba polegać tylko na kodeksie pracy (chociaż to element nieodłączny). Warto posiłkować się także stronami internetowymi i szczegółowymi artykułami poświęconymi temu tylko zagadnieniu, szukając takich fraz jak: Czas pracy - jak wyliczyć wymiar czasu pracy w miesiącu?
2. Określenie długości okresu rozliczeniowego (przedziału czasu pracy w tygodniach bądź miesiącach, na który praca ta jest planowana, a po upływie którego jest rozliczana praca każdego pracownika).
Pracodawca powinien także szczególnie dopilnować tego, by nie zaplanować pracownikowi nadgodzin w takim grafiku. Należy również zapewnić osobie pracującej odpowiednią ilość odpoczynku. Pierwszym ważnym pojęciem, które w tym wypadku należy wziąć pod uwagę to doba pracownicza. Pracownik rozpoczynający swoją pracę konkretnego dnia, kolejnych obowiązków może podjąć się dopiero po upływie 24 godzin. Oznacza to, w uproszczeniu, że następny dzień pracy osoba pracująca rozpoczyna o takiej samej godzinie, jak w dniu poprzednim. Planując odpoczynek pracownika, należy zwrócić także uwagę, by pracownik mógł odpocząć pomiędzy kolejnymi dniami pracy co najmniej przepisowe 11 godzin (art. 132 kodeksu pracy). Warto także przyjrzeć się wyjątkom od tej reguły. Do harmonogramu pracy obowiązkiem jest wpleść również odpoczynek tygodniowy (35 godzin nieprzerwanego wytchnienia od pracy). Ewentualnie rozpatrzeć wyjątki, które istnieją i od tej zasady. Uwadze pracodawcy nie powinno ujść to, że typowy tydzień pracy to 5 dni, kładąc nacisk na wykorzystanie właśnie takiego przedziału czasu. Zaleca się także uwzględnić w planie co najmniej 1 wolną niedzielę w przeciągu 4 następujących po sobie tygodni. Opcjonalnie wpisać do harmonogramu czasu pracy także urlopy, jeżeli plan obejmuje znaczący okres. Tak duża ilość danych wymaga przejrzystości, warto więc przypomnieć, że harmonogram czasu pracy można ułożyć online, w formie elektronicznej: Inewi.pl . Zapewni to czytelność danych i zapisanych zmian, tak dla pracodawcy, jak i dla pracownika.
Jak widać kodeks pracy jest dokumentem niezbędnym przy tworzeniu harmonogramu czasu pracy. Wskazane jest spojrzeć przede wszystkim na przytoczony tu art. 129, który poza wyjątkami określa także, w jakiej formie ma być przygotowany harmonogram. Kierując się zamieszczonymi w artykule wskazówkami w kodeksie pracy, należy szukać także artykułów mówiących o czasie pracy pracowników, szczególnie o normach dobowych i odpoczynku. Można potraktować ten artykuł jako kompas do nawigowania po tym właśnie dokumencie. Bez kompasu można utonąć w morzu przepisów, z odpowiednią nawigacją jednak tworzenie harmonogramu czasu pracy nie jest już tak skomplikowane. Co więcej, może być to przyjemna i owocna praca.